Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Jij, de onderneming die Nitor OS gebruikt, bent verwerkingsverantwoordelijke. Eagle Noir, Musicalstraat 28, 7323 RN Apeldoorn, KvK 84935200, is verwerker. Deze overeenkomst hoort bij je abonnement en geldt tot we je gegevens hebben teruggegeven of verwijderd. Vragen over deze overeenkomst stuur je naar nitoros@eaglenoir.com.

2. Welke gegevens

• Van je team: naam, rol, e-mailadres als dat is ingevuld, wachtwoord en pincode (alleen versleuteld opgeslagen), wanneer iemand inlogt en op welk apparaat, en wie iets wijzigt.
• Van je zaak: menukaart en foto's, bestellingen, rekeningen, betalingen, dagafsluitingen, kasverschillen en omzet.
• Van gasten: gasten loggen niet in en laten geen naam, e-mailadres of telefoonnummer achter. Wat ze bestellen, wordt opgeslagen bij de tafel of het ophaalnummer, niet bij een persoon. Bij een gerecht kan een gast of je personeel een opmerking zetten. Die kan persoonlijke informatie bevatten, zoals een allergie. Zo'n opmerking gebruiken we alleen om de bestelling bij de keuken te krijgen, op het keukenscherm en de keukenbon. Ons team ziet opmerkingen niet in een supportsessie. Jij bepaalt wat er in opmerkingen mag; zet er niet meer in dan de keuken nodig heeft.

3. Waarvoor

Alleen om Nitor OS voor jouw zaak te laten werken: bestellen, keuken, kassa, afrekenen, dagafsluiting, cijfers, accountmail en support. Niet voor iets anders.

We verwerken je gegevens alleen in jouw opdracht. Deze overeenkomst en hoe je Nitor OS instelt, zijn je opdracht. Moet een wet ons iets anders laten doen, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt.

Zet je Suggesties voor gasten of Wekelijks inzicht aan, dan gebruiken we AI. We sturen dan alleen namen en omschrijvingen van gerechten en totaalcijfers van je zaak naar de AI-leverancier, nooit namen, contactgegevens of opmerkingen. Wat de AI maakt, staat in Nitor OS als door AI gemaakt aangeduid.

4. Beveiliging en geheimhouding

• De gegevens van elke zaak staan apart en zijn alleen voor die zaak te zien.
• De database staat in de EU (Ierland).
• Ons team ziet de gegevens van je zaak als klant en de namen en rollen van je team. Bij de rest van je gegevens kan ons team alleen via een supportsessie met een reden. Elke inzage wordt vastgelegd.
• Ons team logt in met tweestapsverificatie.
• Iedereen die bij ons met je gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsplicht.
• guest_session: houdt de bestelling van een gast bij de juiste tafel. Vervalt na 4 uur.

In Nitor OS gebruiken we alleen cookies en opslag die nodig zijn om Nitor OS te laten werken:

• nitor_device: koppelt een tablet of telefoon aan je zaak, voor inloggen met een pincode. Vervalt na 400 dagen, en werkt niet meer zodra je het apparaat ontkoppelt.
• Inlogcookies: houden een eigenaar of medewerker ingelogd, zolang de sessie loopt.
• Winkelwagen: blijft op het toestel van de gast tot de bestelling verstuurd is.
• Filters voor allergenen en dieet: blijven op het toestel van de gast tot het tabblad dichtgaat.

5. Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om deze partijen in te schakelen. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst.

• Supabase: database, inloggen en opslag van menufoto's. In de EU (Ierland); support kan van buiten de EU meekijken.
• Vercel: hosting van Nitor OS. Draait in de EU (Dublin); verkeer en logs kunnen ook in de Verenigde Staten worden verwerkt.
• Resend: verstuurt de mails van Nitor OS, zoals uitnodigingen en een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen. Verstuurt vanuit de EU; gegevens over de verzending staan in de Verenigde Staten.
• Sentry: foutmeldingen. De meldingen staan in de EU (Frankfurt); gegevens als e-mailadressen en pincodes halen we er eerst uit.
• Anthropic: de AI voor Suggesties voor gasten en Wekelijks inzicht. Verwerkt in de Verenigde Staten; krijgt geen gegevens van personen.
• Google Workspace: onze mailbox, waar je supportvragen binnenkomen.

Waar een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

Komt er een subverwerker bij of verandert er een, dan laten we je dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Heb je een gegronde reden om bezwaar te maken, dan kijken we samen wat er kan. Komen we er niet uit, dan mag je opzeggen; betaal je per jaar, dan betalen we het deel terug van de maanden die nog niet zijn begonnen.

De betaalprovider die je koppelt, is geen subverwerker van ons: je sluit zelf een overeenkomst met die provider, en die is zelf verantwoordelijk voor de betaalgegevens.

6. Helpen bij verzoeken en vragen

Vraagt iemand jou om zijn gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, dan helpen we je daarbij. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door. Ook bij een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens of een risicobeoordeling helpen we je met de informatie die wij hebben.

7. Datalekken

Ontdekken we een datalek bij je gegevens, dan laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten, en uiterlijk binnen 24 uur. We geven je de informatie die je nodig hebt om het lek zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat moet, aan de mensen om wie het gaat.

8. Einde

Stopt je abonnement, dan sluiten we je zaak voor gasten, personeel en apparaten. Jij kunt dan nog 30 dagen inloggen om je gegevens te bekijken en te exporteren, zoals je dagafsluitingen, btw-export en bonnen. Daarna verwijderen we de gegevens van je zaak binnen 30 dagen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren. Uit onze back-ups verdwijnen ze zodra die verlopen. Wil je ze eerder verwijderd hebben, laat het ons weten.

Je administratie moet je zelf bewaren. Exporteer daarom op tijd.

9. Controle

Op verzoek geven we je de informatie die je nodig hebt om te controleren of we ons aan deze overeenkomst houden. Je mag één keer per jaar, of na een datalek, een controle laten doen door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht. Kondig die minstens 30 dagen van tevoren aan. De kosten zijn voor jou, tenzij blijkt dat wij ons niet aan deze overeenkomst houden.